PROCEDIMIENTO DE CANAL DE DENUNCIAS

1. OBJETO
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
3. FORMULACIÓN Y RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES
4. POLÍTICA FRENTE A REPRESALIAS
5. TRATAMIENTO DE LAS DENUNCIAS
6. INVESTIGACIÓN
7. RESOLUCIÓN
8. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
9. CUMPLIMIENTO, PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

 

1. OBJETO.

El presente procedimiento tiene por objeto establecer los principios básicos de funcionamiento del Canal Ético de Irotz Limpiezas Técnicas S.L., configurado como sistema preferente para comunicar o denunciar internamente comportamientos ilícitos o irregulares que fueran detectados o sospechados, así como determinar la metodología para el tratamiento, investigación y respuesta ante dichas comunicaciones o denuncias.

El Canal Ético debe utilizarse de manera preferente (siempre que se pueda tratar de manera efectiva la infracción y el denunciante considere que no hay riesgo de represalia), sin perjuicio de la posibilidad de utilizar otros canales externos de información ante las Autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

El Canal Ético contribuye a reducir el riesgo de comisión de conductas indeseables, facilitando su detección prematura y la correspondiente reacción por parte de la organización, reforzando así el compromiso de Irotz Limpiezas Técnicas S.L con sus valores corporativos y con una cultura de cumplimiento.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

El Canal Ético es de uso preferente por todos los empleados, directivos y órganos de administración de Irotz Limpiezas Técnicas S.L. (en adelante, conjuntamente, “los profesionales”), con independencia del lugar donde estén localizados y de la compañía del Grupo a la que estén vinculados. Todos ellos deberán comunicar las potenciales irregularidades que adviertan en el curso de la actividad social que pudieran suponer una contravención de las disposiciones legales vigentes, de la normativa y procedimientos internos, o de los que pueda revelarse la comisión de un ilícito administrativo o penal, que fueran detectados en el contexto laboral o profesional, incluyéndose expresamente aquellas que pudieran afectar a la información financiera y contable, fraudes, corrupción, acoso, con independencia de la fase del proceso en que se encuentren. Asimismo, el Canal Ético se encuentra a disposición de otros terceros tales como (i) contratistas / subcontratistas / proveedores y las personas que actúen para o bajo su supervisión; (ii) autónomos; (iii) voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación, así como aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual; (iv) aquellos profesionales cuya relación con el Grupo hubiera ya finalizado; (v) accionistas y tenedores de deuda del Grupo, así como; (vi) representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.

3. FORMULACIÓN Y RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES.

El envío de comunicaciones y denuncias se deberá efectuar por medio del apartado “Canal de Denuncias”, ubicado en la página web corporativa, que redirigirá al usuario a un espacio seguro, en el que se encuentra disponible el formulario de comunicación / denuncia, para su debida cumplimentación. El Canal Ético permite la formulación de denuncias anónimas. No obstante, en caso de que el denunciante desee facilitar su identidad, esta será tratada con absoluta confidencialidad, sin perjuicio de que pueda ser comunicada, en su caso, a la Autoridad Judicial, al Ministerio Fiscal o a la Autoridad Administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Para asegurar una correcta comunicación o denuncia, deberán responderse, al menos, los campos obligatorios del formulario dispuesto al efecto, recomendándose incluir el mayor detalle posible de los hechos, pudiéndose adjuntar cuantos documentos se consideren oportunos para facilitar su posterior investigación.

Las comunicaciones o denuncias transmitidas a través del Canal Ético serán recibidas por el Responsable del Sistema, A solicitud del denunciante, también podrá realizarse la comunicación mediante una reunión presencial, en el plazo máximo de siete días desde su petición. En el caso de que un profesional comunique una irregularidad directamente a su superior jerárquico, este último tratará la información recibida de forma confidencial y asumirá la obligación de proceder a su comunicación formal por medio del Canal Ético.

4. POLÍTICA FRENTE A REPRESALIAS.

Irotz Limpiezas Técnicas S.L. no adoptará ninguna forma de represalia, ni permitirá que cualquier otra persona o grupo de personas tome represalias, directa o indirectamente, contra quienes hubieran realizado una comunicación de buena fe a través del Canal Ético. Por represalia se entenderán los actos ejercidos en perjuicio del denunciante o las personas a él vinculadas con motivo de la comunicación de una denuncia. Estos actos podrían consistir, entre otros, en el despido, la degradación o falta de promoción laboral, la retirada de responsabilidades o facultades, la denegación de beneficios debidos, mejoras salariales o bonus, la discriminación, el fomento de un entorno de trabajo hostil para el denunciante, la finalización anticipada o anulación de un contrato o relación comercial, la pérdida de negocios o ingresos, las coacciones, intimidaciones o medidas de acoso, así como el daño a la reputación e imagen del denunciante, entre otros, sin perjuicio de cualesquiera otras conductas o circunstancias que pudieran también considerarse como represalias con arreglo a lo dispuesto en la Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Para evitar y reaccionar ante cualquier forma de represalia frente al denunciante de buena fe, resultarán de aplicación las siguientes medidas:

• Se admitirán denuncias de carácter anónimo, como mecanismo clave para evitar que se conozca la identidad del denunciante y mitigar el riego de represalias como consecuencia de la denuncia interpuesta.
• Cuando voluntariamente se proporcionara, la identidad del denunciante será tratada de forma confidencial, sin perjuicio de que pueda ser comunicada, en su caso, a la Autoridad Judicial, al Ministerio Fiscal o a la Autoridad Administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
• Se llevará a cabo un seguimiento de la progresión del denunciante en la empresa en que estuviera adscrito en el momento de la denuncia en los dos años siguientes a la conclusión de la investigación a la que dio lugar la misma, aplicando un mayor escrutinio sobre las evaluaciones y decisiones que afecten a cualquier aspecto de su carrera profesional. En caso de que el denunciante fuera un proveedor del Grupo, se llevará a cabo el seguimiento correspondiente respecto de la relación comercial y financiera con el mismo.
• Se perseguirán y castigarán las conductas represivas contra el denunciante de buena fe. En este sentido, todo aquel que tenga conocimiento de las mismas, deberá comunicarlo de inmediato por medio del Canal Ético, para su correspondiente investigación y sanción.
• En caso necesario, para evitar represalias, garantizar la seguridad del denunciante o asegurar el éxito de una investigación, podrá acordarse la reubicación o traslado temporal del profesional denunciante a otro puesto o sede de Irotz Limpiezas Técnicas S.L., sin que ello suponga menoscabo ni mejora en su situación profesional, sin perjuicio de que pueda adoptarse cualquier otra medida adicional que resulte apropiada para garantizar la protección del denunciante, atendiendo al caso concreto.
• Adicionalmente, podrán ser adoptadas cualesquiera otras medidas que, en atención a las circunstancias concurrentes, pudieran resultar convenientes y eficaces para evitar represalias frente a los denunciantes de buena fe.

5. TRATAMIENTO DE LAS DENUNCIAS.

Tras la recepción de cualquier comunicación a través del Canal Ético, y si el denunciantes se ha identificado o ha facilitado una forma de contacto, el Responsable acusará recibo en un plazo no superior a 7 días, e informará al denunciante de (i) la correcta recepción de la comunicación; (ii) los derechos que le asisten como consecuencia de la formulación de la denuncia, y; (iii) el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente relativa a la protección de los mismos; pudiendo solicitar a la persona que ha enviado la comunicación que aclare o complemente la información recibida para acreditar la existencia de una conducta irregular. Excepcionalmente, el acuse de recibo al denunciante podrá suspenderse si ello pudiera poner en peligro la confidencialidad de la comunicación o denuncia formulada. Las comunicaciones que se dirijan al denunciante se realizarán en la dirección de correo electrónico, domicilio o lugar seguro que este hubiera indicado en el formulario de denuncia, salvo que renunciara a recibir dichas comunicaciones.

En el supuesto de que la denuncia fuera interpuesta mediante reunión presencial, esta será documentada mediante (i) grabación de la conversación en formato seguro, duradero y accesible, o; (ii) transcripción completa y exacta de la conversación mantenida, ofreciéndose al denunciante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma dicha transcripción.

El Responsable del canal llevará a cabo un análisis preliminar de su contenido. Si de este análisis preliminar se concluyera que es infundada, que los hechos son abiertamente inverosímiles, o que carecen de la mínima gravedad, se archivará y comunicará el archivo a quién la realizó si es posible. Sin embargo, si de la misma se desprendiesen indicios de la comisión de una irregularidad, se llevará a cabo la correspondiente investigación. En todo caso, si del análisis preliminar (o en el curso de la posterior investigación) se deduce que los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, se informará inmediatamente de los mismos al Ministerio Fiscal, o a la Fiscalía Europea en caso de que los hechos afectaren a los intereses financieros de la UE.

Por el Responsable del canal se mantendrá un libro-registro de las denuncias recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad de dicha información. En toda comunicación se garantizarán los derechos a la intimidad, al honor, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas denunciadas/investigadas. El libro-registro, durante diez (10) años desde la recepción de la comunicación o denuncia, con la finalidad de dejar evidencia del funcionamiento del sistema interno de información. Para su registro, cada denuncia se codificará de acuerdo al siguiente sistema: fecha + iniciales de la empresa de que se trate. De tal manera que por ejemplo una denuncia recibida el 01/01/2023 tendrá el código 01012023IL.

En el caso de que el propio Responsable sea objeto de una denuncia, este hecho se pondrá inmediatamente en conocimiento del gerente de la entidad, quien a partir de ese momento será el encargado de la instrucción y resolución de la misma.

 

6. INVESTIGACIÓN.

En función del ámbito, alcance y personas presuntamente involucradas en la incidencia, el Responsable valorará la estrategia de investigación a desarrollar en cada caso concreto, a los efectos de llevar a cabo las diligencias pertinentes para el esclarecimiento de los hechos. La investigación será llevada a cabo en un plazo máximo de tres meses a contar bien desde la recepción de la denuncia, bien desde la conclusión del plazo de siete días para acusar recibo de la misma al denunciante cuando dicho acuse no se hubiera cursado; ello salvo casos de especial complejidad, en los que se podrá extender el plazo de investigación hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

El Responsable estará facultado para interactuar con la fuente emisora de la denuncia a efectos de recabar mayores detalles sobre los hechos denunciados y dar así un apropiado curso a la investigación. Asimismo, podrá solicitar la expresa colaboración de aquellos departamentos o empleados que estime oportunos para garantizar el esclarecimiento de los hechos denunciados. En toda comunicación se comprobará la veracidad y exactitud de la información contenida y, en particular, de la conducta denunciada, con respeto a los derechos de los afectados. A estos efectos, se practicarán cuantas diligencias se estimen necesarias, incluyéndose a título de ejemplo el trámite de audiencia a los afectados y testigos.

Durante la investigación la persona denunciada/investigada tendrá derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación. Asimismo, la persona denunciada/investigada también será objeto de protección, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento. En el expediente de la investigación se incluirá la documentación de todas las acciones desarrolladas y los documentos recabados para la obtención de una evidencia suficiente y adecuada. El Responsable, para la obtención de evidencias, podrá llevar a cabo aquellas acciones que considere oportunas de acuerdo con la legislación aplicable. Todos los profesionales a los que en el marco de una investigación se les requiera información deberán facilitarla en el menor plazo de tiempo posible, y están obligados a proporcionar al Responsable información precisa, fiable, íntegra y completa. Cualquier intento de obstrucción de una investigación, de manipulación de información y/o de evidencias, de entrega de información que a sabiendas sea incompleta, inexacta o con intención de ocultación, constituirán un incumplimiento del Código de Conducta, e incluso una infracción de la legalidad vigente, que podrían dar lugar a sanciones disciplinarias.

7. RESOLUCIÓN.

Una vez finalizada la investigación, el Responsable deberá emitir un informe con un razonable detalle de los hechos investigados y las conclusiones alcanzadas. Dicho informe será remitido al órgano competente, a los efectos de la aplicación de las medidas disciplinarias que en su caso, correspondan, o incluso en orden a la adopción de las medidas legales que correspondan por los servicios jurídicos. Lo anterior, como se indicaba en el apartado 5, sin perjuicio de la remisión de los hechos al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito (o a la Fiscalía Europea, cuando los hechos afectaren e los intereses financieros de la UE), en cumplimiento de las disposiciones establecidas al efecto por la Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Una vez concluido el proceso, se reportará al Órgano de Administración de Irotz Limpiezas Técnicas S.L., sin revelar en ningún caso la identidad del denunciante (ni ningún otro dato del que pueda desprenderse dicha identidad), y siempre y cuando dicho reporte no fuera contrario, o pudiera contravenir, las disposiciones establecidas en la Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. El proceso culminará con la adopción de las medidas oportunas para controlar el riesgo identificado, prevenirlo en el futuro si ello fuera posible, así como concienciar a los profesionales y/o terceros a través de los distintos medios disponibles (formación, circulares, avisos, u otros), todo ello en coordinación con los departamentos afectados.

8. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

El tratamiento de los datos personales que se lleve a cabo en el Canal Ético para el cumplimiento de las obligaciones legales exigibles, así como en aplicación de este procedimiento, se hará cumpliendo con la legislación tanto nacional como europea en materia de protección de datos personales y demás normativa aplicable. En el eventual supuesto de que el resultado de la investigación revelara la comisión de una irregularidad por un proveedor en el contexto de sus relaciones con el Grupo, el Responsable analizará la relación contractual existente y las circunstancias concurrentes, a los efectos de evaluar y, en su caso, adoptar las medidas disciplinarias que resulten convenientes. En virtud de lo previsto en dicha legislación, el tratamiento de datos personales en el Canal Ético: (i) se limitará a aquellos datos personales necesarios o cuya pertinencia sea manifiesta para tratar una información específica, eliminándose sin dilación indebida los que se hubieran recopilado por accidente, (ii) se llevará a cabo en virtud de los títulos habilitantes previstos en la legislación vigente aplicable, (iii) requerirá informar a los interesados sobre el tratamiento de sus datos personales y también al informante de que su identidad será reservada y de que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos ni a otras personas, excepto en este último caso a quien sea necesario para cumplir con las obligaciones exigibles, (iv) estará sujeto al ejercicio de los derechos en protección de datos, salvo por los límites y excepciones aplicables, (v) cumplirá con los plazos de conservación aplicables en cada caso y (vi) cumplirá con las demás condiciones de licitud del tratamiento de datos personales y con las obligaciones exigibles a quienes intervienen en el tratamiento de los datos personales.

9. CUMPLIMIENTO, PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN.

El presente procedimiento quedará publicado en la web corporativa, y se incorporará a la documentación del Plan de Acogida de nuevos empleados. siendo de obligado cumplimiento una vez resulte aprobado y difundido. Este procedimiento será revisado siempre que sea necesario, por cambios normativos, de procedimiento interno, etc.